Η Ανώνυμη Εταιρεία με την επωνυμία «ΦΡΙΓΚΟ ΣΤΑΛ Α.Ε.» (στο εξής «Εταιρεία»), στο πλαίσιο της ορθής εταιρικής διακυβέρνησης και κανονιστικής συμμόρφωσης της, υιοθετεί την παρούσα Πολιτική διαχείρισης αναφορών για παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου («Πολιτική»). H Πολιτική αυτή είναι προσαρμοσμένη στις αρχές και προβλέψεις της Ευρωπαϊκής Οδηγίας 2019/1937 για την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου, η όποια ενσωματώθηκε στην εθνική έννομη τάξη με το Νόμο 4990/2022, καθώς και στις διεθνείς βέλτιστες πρακτικές που έχουν αναπτυχθεί για τις εσωτερικές αναφορές. Η Εταιρεία ενθαρρύνει τα αναφερόμενα στο άρθρο 3 πρόσωπα να προβαίνουν σε αναφορές, εμπιστευτικά ή ανώνυμα, μέσω των υπαρχόντων διαύλων αναφοράς, συμπεριφορές που είναι παράνομες ή/και ανήθικες, αμέσως μόλις υποπέσουν στην αντίληψη τους.

Ορισμοί:

«Αναφορά»: η προφορική ή εγγραφή παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις διαπιστωθείσες στην Εταιρεία.
«Παραβιάσεις»: πράξεις ή παραλείψεις που είναι παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντιβαίνουν στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων ενωσιακού δικαίου, που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας.
«Αναφέρων»: το φυσικό πρόσωπο, που αναφέρει ή αποκαλύπτει πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις τις όποιες απέκτησε στο πλαίσιο των εργασιακών δραστηριοτήτων του.
«Αναφερόμενος»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο που κατονομάζεται στην αναφορά ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
«Προσωπικό»: κάθε φυσικό πρόσωπο που συνδέεται με την Εταιρεία με σύμβαση εξαρτημένης εργασίας (αορίστου ή ορισμένου χρόνου, πλήρους ή μερικής απασχόλησης), με σύμβαση έργου, αποσπασμένο προσωπικό από κράτος-μέλος της Ε.Ε. ή προσωπικό τρίτων χωρών, με σύμβαση ανεξάρτητων υπηρεσιών, με έμμισθη εντολή, με σύμβαση μαθητείας, με σύμβαση δανεισμού, απασχολούμενοι μέσω τρίτων παρόχων υπηρεσιών, εθελοντές.
«Εξωτερικοί συνεργάτες»: τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με την Εταιρεία, καθώς και το προσωπικό τους και συγκεκριμένα σύμβουλοι, υπεργολάβοι, ανάδοχοι, προμηθευτές, καταστηματάρχες εμπορικών κέντρων, πάσης φύσης συνεργάτες, μέτοχοι κτλ.
«Βάσιμοι λόγοι»: η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου, με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον αναφέροντα, ότι οι πληροφορίες που διαθέτει είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου, που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας.
«Κακόβουλη αναφορά»: η αναφορά που είναι εξόχως αβάσιμη και υποβάλλεται αποκλειστικά και μόνο για την προσβολή του αναφερόμενου ή/και την ζημία της Εταιρείας.
«Προσωπικά δεδομένα»: δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή προσώπου, τα πολιτικά του φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις του ή τη συμμετοχή του σε συνδικαλιστική οργάνωση, τα γενετικά του δεδομένα, βιομετρικά δεδομένα που οδηγούν στην ταυτοποίηση του, δεδομένα που αφορούν την υγεία ή τη σεξουαλική του ζωή ή τον γενετήσιο προσανατολισμό του.

Υποκειμενικά όρια εφαρμογής:

Η παρούσα Πολιτική καταλαμβάνει:
i. Το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας.
ii. Το πάσης φύσης προσωπικό που συνδέεται με την Εταιρεία.
iii. Τους εξωτερικούς συνεργάτες της Εταιρείας.

Αντικειμενικά όρια εφαρμογής:

Η Πολιτική καλύπτει πρόσωπα που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν παραπτώματα όπως ενδεικτικά:
i. Απάτη.
ii. Απειλή.
iii. Βία και παρενόχληση κατά την έννοια των άρθρων 3 και 4 του Ν. 4808/2021 σε συνάρτηση και με τα προβλεπόμενα στη σχετική Πολιτική για την πρόληψη και καταπολέμηση της βίας και παρενόχλησης στην εργασία της Εταιρείας.
iv. Διαρροή εμπιστευτικών πληροφοριών, επιχειρηματικών μυστικών, στρατηγικών σχεδιασμών ή γενικότερων οικονομικών συμφερόντων της Εταιρείας.
v. Δωροδοκία.
vi. Εκβίαση.
vii. Κατάχρηση εξουσίας.
viii. Κλοπή.
ix. Νομιμοποίηση εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες.
x. Παραβιάσεις νομοθεσίας για τον ανταγωνισμό.
xi. Παραβιάσεις σε θέματα ασφάλειας και υγείας.
xii. Παραβιάσεις περιβαλλοντικής νομοθεσίας.
xiii. Παραβιάσεις νομοθεσίας για τη φορολογία των εταιρειών.
xiv. Παραβιάσεις της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών.
xv. Πλαστογραφία.
xvii. Υπεξαίρεση.

Προϋπόθεση υπαγωγής στο πεδίο προστασίας της παρούσας είναι η αναφορά να μην είναι κακόβουλη και ο αναφέρων, κατά το χρόνο της αναφοράς του, να έχει βάσιμους λόγους να θεωρεί ότι οι πληροφορίες σχετικά με τις αναφερόμενες παραβιάσεις εμπίπτουν στο πεδίο προστασίας της Οδηγίας και του του εθνικού Νόμου. Η παρούσα Πολιτική ωστόσο, δεν αφορά διαφωνίες που αφορούν πολιτικές και αποφάσεις της Διοίκησης, προσωπικά θέματα και διαφωνίες μεταξύ των εργαζομένων, πληροφορίες καταφανώς αβάσιμες και αναληθείς.

Καθιέρωση διαύλων αναφοράς:

Η Εταιρεία καθιερώνει εύκολους διαύλους, που επιτρέπουν την υποβολή αναφορών εγγράφως, μέσω ταχυδρομείου ή μέσω email στο hr@frigostahl.gr , και προφορικά στο τηλέφωνo 2310 570182 ή/και απευθείας στον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.), που ως τέτοιος ορίζεται ο Υπεύθυνος Ανθρώπινου Δυναμικού, μέσω προσωπικής συνάντησης μαζί του εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, κατόπιν αίτησης του αναφέροντος.

Αρμοδιότητες Υπευθύνου Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών:

Η διαχείριση των αναφορών που υποβάλλονται μέσω των πραοναφερθέντων διαύλων γίνεται από τον Υ.Π.Π.Α., ο οποίος έχει τις εξής αρμοδιότητες:
i. Παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες σε εμφανές σημείο της Εταιρείας.
ii. Παραλαμβάνει αναφορές σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας και βεβαιώνει την παραλαβή της στον αναφέροντα εντός επτά (7) εργασίμων ημερών από την ημέρα παραλαβής.
iii. Αξιολογεί τις αναφορές και επικοινωνεί με τον αναφέροντα όταν αυτό κρίνεται αναγκαίο.
iv. Προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες για την διάγνωση της βασιμότητας της αναφοράς, συνεπικουρούμενος τυχόν από άλλα στελέχη της Εταιρείας ή/και εξωτερικούς συμβούλους, σε περίπτωση δε που απαιτείται προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες για να επιληφθούν της αναφοράς οι αρμόδιες Αρχές.
v. Σε περίπτωση που πρόκειται για ακατάληπτη ή προφανώς αβάσιμη αναφορά ή αναφορά που δεν εμπίπτει στο πεδίο της παρούσας, αφού τα περιεχόμενα σε αυτήν περιστατικά δεν στοιχειοθετούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή δεν συντρέχουν, βάσει αυτών, ενδείξεις για τέτοια παραβίαση, αρχειοθετεί την αναφορά, κοινοποιώντας την σχετική του απόφαση στον αναφέροντα, ο οποίος δύναται, αν κρίνει ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, να την επανυποβάλλει στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.).
vi. Διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτήν σε μη εξουσιοδοτούμενα πρόσωπα.
vii. Παρέχει ενημέρωση στον αναφέρονται για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει του τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργασίμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς.
viii. Ενημερώνει τον αναφέροντα σχετικά με τους λόγους αποκάλυψης της ταυτότητάς του και λοιπών εμπιστευτικών στοιχείων του στις εξαιρετικές περιπτώσεις που αυτό προβλέπεται.
ix. Παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Ε.Α.Δ. και, κατά περίπτωση, σε δημόσιες Αρχές ή θεσμικά και άλλα όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
x. Τηρεί Μητρώο Αναφορών και
xi. Σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα και συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας.
Η θητεία του ορίζεται ένα έτος ( 1 έτος ) αλλά μπορεί να τερματιστεί νωρίτερα για σπουδαίο λόγο.
Δικαιώματα αναφέροντος:
Ο αναφέρων έχει δικαίωμα ενημέρωσης τόσο για την παραλαβή της αναφοράς του [το αργότερο όντος επτά (7) εργάσιμων ημερών], όσο και για το αποτέλεσμα της διερεύνησης [το αργότερο όντος τριών (3) μηνών]. Η ταυτότητα του παραμένει εμπιστευτική, υπό την αυτονόητη προϋπόθεση ότι η αναφορά του δεν αποδεικνύεται κακόβουλη.

Δικαιώματα αναφερομένου:

Ο αναφερόμενος έχει δικαίωμα να ενημερωθεί άμεσα για το παράπτωμα για το οποίο κατηγορείται, για τα άτομα τα όποια έχουν πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στην εναντίον του αναφορά και για το δικαίωμα του να τοποθετηθεί επ’ αυτής. Αν η εναντίον του αναφορά αποδεδειχθεί κακόβουλη, ο αναφερόμενος μπορεί να ενημερωθεί για την ταυτότητα του αναφέροντος, προκειμένου να ασκήσει τα νόμιμα δικαιώματά του, εφόσον το αιτηθεί. Σε μια τέτοια περίπτωση, η αναφορά θα ερευνάται περαιτέρω και από την Εταιρεία, κατά την κρίση της, τόσο ως προς τα κίνητρα, όσο και ως προς τους εμπλεκομένους, προκειμένου να αποκαθίσταται η ομαλή και εύρυθμη λειτουργία της με κάθε νόμιμο τρόπο και μέσο.

Εμπιστευτικότητα:

Η Εταιρεία καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια και θα λάβει κάθε πρόσφορο μέτρο (όπως για παράδειγμα τεχνικές ψευδωνυμοποίησης), ώστε να προστατεύεται η ταυτότητα τόσο του αναφέροντος όσο και των ατόμων που περιλαμβάνονται στις αναφορές, χειρίζεται δε την υπόθεση με πλήρη εμπιστευτικότητα και εχεμύθεια, μη αποκαλύπτοντας την ταυτότητα του αναφέροντος σε κανέναν άλλον πέρα από τον Υ.Π.Π.Α. και τυχόν εξειδικευμένων εξωτερικών συμβούλων που έχουν κληθεί ειδικά για τη διερεύνηση του περιστατικού, εκτός εάν ο αναφέρων έχει δώσει ρητή συναίνεση. Διαφορετική βεβαίως η περίπτωση κακόβουλης αναφοράς.
Κατά παρέκκλιση των ανωτέρω, η ταυτότητα του αναφέροντος και κάθε άλλη πληροφορία μπορεί να αποκαλύπτεται μόνο στις περιπτώσεις που απαιτείται από το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο, στο πλαίσιο ερευνών αρμοδίων αρχών ή στο πλαίσιο δικαστικών διαδικασιών, και εφόσον αυτή είναι αναγκαία για την εξυπηρέτηση των σκοπών της παρούσης ή τη διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του αναφερομένου.
Αποκαλύψεις δυνάμει των ανωτέρω γίνονται αφού προηγηθεί έγγραφη ενημέρωση του αναφέροντος σχετικά με τους λόγους αποκάλυψης της ταυτότητάς του και λοιπών εμπιστευτικών του στοιχείων, εκτός αν η ενημέρωση αυτή υπονομεύει τις έρευνες ή τις δικαστικές διαδικασίες.

Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων:

Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων υπό την παρούσα πραγματοποιείται συμφώνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία που ισχύει για τα προσωπικά δεδομένα, καθώς και την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της Εταιρείας. Τα δεδομένα όλων των εμπλεκομένων προστατεύονται και υπόκεινται σε επεξεργασία αποκλειστικά και μονό σε σχέση με την εκατοστοί αναφορά και με μονό σκοπό να εξακριβωθεί η βασιμότητα ή μη της Αναφοράς και να διερευνηθεί το συγκεκριμένο περιστατικό.
Η Εταιρεία λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μετρά για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, συμφώνα με την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της.
Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα και άλλα δεδομένα που δεν σχετίζονται άμεσα με την αναφορά δεν λαμβάνονται υπόψη και διαγράφονται.
Πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις Αναφορές μπορούν να έχουν μονό όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση του περιστατικού, όπως ο Υ.Π.Π.Α. συμπεριλαμβανομένων εξειδικευμένων εξωτερικών συμβούλων.
Τα προσωπικά δεδομένα διαγράφονται από το Μητρώο Αναφορών σε εύλογο χρονικό διάστημα από την ολοκλήρωση της ερευνάς που ξεκίνησε με βάση την Αναφορά.

Ενημέρωση του προσωπικού για την παρούσα Πολιτική:

Ο Υ.Π.Π.Α. μεριμνά ώστε όλοι οι εργαζόμενοι της Εταιρείας να ενημερώνονται σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής. Η ενημέρωση γίνεται μέσω της αποστολής ενημερωτικού υλικού, email, ανάρτηση της Πολιτικής σε εμφανές σημείο στις εγκαταστάσεις της Εταιρείας ή με άλλο πρόσφορο τρόπο ανάλογα με την κατηγορία των εργαζομένων.

Συνεργασία με λοιπές δημοσιές αρχές:

Στον βαθμό που η αναφορά σχετίζεται με τη βία και παρενόχληση κατά την έννοια των άρθρων 3 και 4 του Ν.4808/2021, η Εταιρεία διασφαλίζει τη συνεργασία και παροχή κάθε σχετικής πληροφορίας στις αρμόδιες αρχές, εφόσον ζητηθεί.